Oto servis programı nedir, nasıl seçilir?

Oto servis programı (oto servis yazılımı, tamirhane programı ya da atölye programı da denir); bir oto servisin araç kabulünden teslimine, stoktan müşteri alacağına kadar günlük işlerini tek yerden yürüttüğü yazılımdır. Kâğıt iş emri, Excel tablosu ve defter yerine geçer. Bu yazıda bir oto servis programının ne yaptığını, hangi özelliklerin gerçekten işe yaradığını ve seçerken nelere bakman gerektiğini anlatıyoruz.

Oto servis programı ne işe yarar?

Bir oto serviste her gün aynı sorular sorulur: Hangi araç içeride, hangi usta ne yapıyor? Müşteri aradığında aracı ne durumda? Bu parçadan kaç tane kaldı? Kim ne kadar borçlu? Bu ay gerçekten ne kazandık?

Oto servis programı bu soruların cevabını kâğıttan ve hafızadan alıp kayda geçirir. Doğru kurulmuş bir program, patronun gününe en az bir saat geri verir ve en önemlisi unutulan, yazılmayan parçalardan kaçan parayı durdurur.

Olmazsa olmaz özellikler

Bütün programlar "iş emri tutuyoruz" der. Farkı şu özellikler yaratır:

• Araç kabul ve iş emri: Plakayı yazınca kayıtlı araç ve müşteri gelsin; kilometre, şikâyet, fotoğraf aynı ekranda.
• Usta ekranı: Ustanın telefondan ya da tabletten kalem ekleyebilmesi. Usta giremiyorsa bilgi yine akşam hafızadan yazılır.
• Fiyat onayı: Fiyatı ustanın değil, patronun vermesi; iskonto ve KDV hesabının kuruşu kuruşuna doğru olması.
• Servis formu ve teklif: Teslimde düzgün bir A4 servis formu, gerekiyorsa fiyat teklifi.
• Stok: Parça girişi, çıkışı, kritik stok uyarısı ve gerçek maliyet (ortalama maliyet).
• Cari ve tahsilat: Kimin ne kadar borcu var, ne kadar süredir ödemiyor.
• Bakım hatırlatma: Bakımı gelen müşteriyi geri çağırmak; servisin en ucuz müşteri kaynağıdır.
• Raporlar: Ciro değil net kâr: parça maliyeti ve giderler düşüldükten sonra kalan.

Masaüstü mü, bulut (online) mu?

Eski oto servis programlarının çoğu tek bilgisayara kurulan masaüstü programlardır: bilgisayar bozulursa veri gider, ustalar kullanamaz, dükkân dışından bakılamaz. Bulut tabanlı (online) bir oto servis programı ise tarayıcıdan açılır; kurulum gerekmez, yedeği sağlayıcı alır, patron telefondan, usta tabletten girer.

Seçerken mutlaka sor: Veriler nerede tutuluyor, yedek ne sıklıkta alınıyor, programdan ayrılırsam verimi Excel olarak alabilir miyim?

Program seçmeden önce sorman gereken 9 soru

• Ustalarım kendi telefonundan ya da tabletten kullanabilecek mi?
• Fiyatı kim yazıyor; ustanın fiyat görmesini kapatabiliyor muyum?
• Müşteri aracının durumunu beni aramadan görebilecek mi?
• Parça maliyeti ve kârı ayrı ayrı görebiliyor muyum?
• Veresiye (cari) takibi ve hesap dökümü var mı?
• Fatura için muhasebe programıma (ör. Paraşüt) aktarım var mı?
• Deneme süresi var mı, kart bilgisi istiyor mu?
• Kaç kullanıcıya kadar aynı fiyat?
• Ayrılırsam verilerimi alabilir miyim?

Oto servis programı fiyatları neye göre değişir?

Fiyatı belirleyen üç şey vardır: kullanıcı (usta) sayısı, modüller (stok, cari, fatura entegrasyonu) ve destek. Tek seferlik lisans satan masaüstü programlar ilk anda ucuz görünür ama güncelleme ve destek ayrıca ücretlendirilir. Aylık abonelikli bulut programlarda güncelleme ve yedek fiyata dahildir.

Garaj Yönetim'in güncel paketlerini fiyatlar sayfasında görebilirsin; 15 gün ücretsiz deneyip kendi atölyende test edebilirsin.

Sık sorulan sorular